Basen er ca 3km lang har 11 kaier og ca. 60 leietakere på innsiden av gjerdet og mange krevende logistikkutfordringer som de løser på spennende og innovative måter. Vi driver i hovedsak med planlegging, koordinering og gjennomføring av operative aktiviteter på baseområder. Det vil si at vi at vi mottar bestillinger på oppdrag fra våre kunder, planlegger og resurssetter oppdragene med riktig personell og utstyr slik at hvert enkelt oppdrag blir utført på en mest mulig sikker og effektiv måte for våre eksterne og interne kunder forteller Kjetil Øien, som er leder for Vestbase sitt Kundesenter.

Vi har også fått med medarbeider Tommy Taknæs som sammen med Kjetil forteller engasjert om sin nytenkende måte å drive dette på. Vi har GPS- trackere og en Tablet i hver truck som både gjør det lettere for oss å velge riktig og nærmeste kjøretøy til de jobbene som fortløpende mottas og som vi skal utføre i løpet av dagen. Vi kan til enhver tid se hvilke maskiner og mannskap som er ledige, hvor

de er og gi dem nye oppdrag så nærme som mulig den posisjonen de allerede har. På denne måten kan vi drive så effektivt og miljøvennlig som mulig. 

Samtidig brukes disse nettbrettene til fortløpende registrering av ressursbruk inn mot de ulike oppdrag som er under utførelse forklarer Tommy. Dere er på en måte arbeidernes «puppetmasters» med den nye teknologien dere fører da? Spør vi, mens en fornøyd Tommy nikker. – Ja det likte jeg, du kan godt kalle oss puppetmasters ler han. Med andre ord kan man si at Vestbase har vært gjennom en omfattende digitaliseringsprosess siden 2011 hvor vi kun brukte radiokommunikasjon for å koordinere våre baseoperasjoner.

I dag har alle maskinførere egen smartphone hvor de ikke bare kan ringe og motta beskjeder, men de kan også sende e-post, all informasjon og dokumentasjon tilhørende de ulike oppdrag med et klikk eller 2. Noe som kvalitetssikrer og effektiviserer all kommunikasjon, dokumentasjon og registrering. Vi utviklet et online booking system – RMC (Resources Management Coordination) som gjør at over 95% av våre kunder bestiller våre tjenester på nett. Systemet er en delt plattform som vi alle jobber på, også fra vår maskinpark. Her følges ordren fra innmelding, planlegging, utførelse og til slutt fakturering. Dette er utrolig tidsbesparende og gjør både vår og kundenes hverdag blir mye enklere og ikke minst: alt er lett tilgjengelig og sporbart, legger Øien til.

Sammen med de fysiske tingene så følger det jo alltid masse dokumentasjon og papirarbeid som vi nå sparer mye tid på gjennom digitaliseringen sier Kjetil. Vi har lagd vårt eget ERP-system i RMC og utviklet brukergrensesnittet ved hjelp av testing og tilbakemeldinger fra våre kunder, egne operatører og andre interne brukere. På den måten har vi skreddersydd programvaren med akkurat det vi trenger for å kunne planlegge å gjennomføre våre oppdrag på en sikker, effektiv og kvalitetsmessig god måte sier de to. De føyer også til at det artige med dette er at det ikke har kommet fra høyeste hold.

Vi har noen pådrivere for denne digitaliseringen og har vært så heldig å få mulighet, tillit og støtte fra ledelsen til å tenke nytt. Gutta sier de ser en økt forståelse for at ting må automatiseres og digitaliseres for på denne måten å kunne drive så effektivt som mulig. Det er stort fokus på å fortløpende registrere operasjonelle data, og ha all info på dagen istedenfor å vente til ”månedens papirarbeid” er ferdig. Dersom vi ønsker har vi detaljert kontroll helt ned på individnivå og ser alt som skjer i sanntid smiler Kjetil.

 

«Det viktige for oss er å dele informasjonen i sanntid og registrere data ned på mikronivå.»