Papirløst helikopterselskap

Airlift sørger for at det er helikopter når det trengs. Økonomisjef Kjerstin Haugsbø sørger sammen med Adcom for å automatisere og få bort papir i bedriften.

Airlift sørger for at det er helikopter når det trengs. Økonomisjef Kjerstin Haugsbø sørger sammen med Adcom for å automatisere og få bort papir i bedriften.

   – Da jeg begynte jobbet jeg meg “halvt i hel”, med altfor mye overtid. Selskapet var i vekst, samtidig som vi hadde dårlige rutiner og masse papirarbeid, forklarer Haugsbø.

Sammen med Adcom har hun siden den gang løpende effektivisert arbeidet med regnskap og administrasjon.

Ingen manuell håndtering av faktura

– Vi var tidlig ute med å scanne og deretter kaste papirfakturaer. Det begynte vi med for snart ti år siden. Og nå håndterer vi alle inngående og utgående fakturaer via Autoinvoice, forklarer Haugsbø.

Hva med de kundene og leverandørene som ikke kan sende eller motta elektronisk?

– Vi vil helst at alle kundene og leverandørene skal bruke elektronisk fakturering. Så vi sender e-post og ringer opp for å pushe dem i riktig retning, forklarere Haugsbø.

Dersom de sender en faktura til en kunde som ikke kan motta elektronisk, sendes den via e-post, og som siste løsning, via vanlig post.

– Men da har vi gjort slik at det er Visma som pakker og sender fakturaene for oss. Det er faktisk billigere å la Visma sende enn å sende selv. Så vi pakker ingen fakturaer her i huset, sier Haugsbø.

Skulle det komme en inngående faktura på e-post, sendes den også videre til Visma som registrerer den i Autoinvoice

– Vi forsøker å være så automatiserte og papirløse som mulig, sier Haugsbø.

Personlig kundeforhold

– For meg er det viktig å ha en lokal IT partner. Ikke fordi de er her så ofte fysisk. Men, jeg vet de er i nærheten, og kan hjelpe kjapt ved behov, forklarer Haugsbø.

– Og så er jeg opptatt av at vi skal prøve å hjelpe hverandre, og løfte hverandre frem her i Sogn og Fjordane, legger hun til.

Derfor kunne det ikke vært aktuelt å ha en IT partner, for eksempel på Østlandet.

– Nei, da hadde jeg kanskje fått en ny person å snakke med hver gang, kanskje en person som ikke hadde så mye kjennskap til meg, vår bedrift og våre rutiner, sier Haugsbø.

Hun liker at hun som regel må forholde seg til samme person i Adcom, og han heter Leon.

– Når man har et support spørsmål til Adcom, så skal man egentlig sende mail. Men jeg er litt utålmodig, så jeg ringer ofte, fordi jeg vil ha hjelp med en gang. Og da ser Adcom at «Nå ringer Kjerstin og er utålmodig, nå får vi hjelpe henne», fordi de kjenner meg så godt. Så det er alltid hyggelig å ha kontakt med dem, forklarer Haugsbø.

Hun har også fortalt Leon i Adcom at han bare må kontakte henne dersom han har gode forslag til hvordan Airlift kan effektiviseres.

– Hvis de ser effektiviseringsrutiner som jeg ikke har, så har jeg sagt at de bare må ta kontakt. Jeg er lett å overtale, dersom Adcom tror det er en god idé for oss, sier Haugsbø.

Full kontroll i helikopteret

Rundt år 2000 fikk Airlift et nytt system for ordremottak og utgående faktura. Det var da Leon i Adcom sammen Airlift, gikk gjennom datidens rutiner i bedriften. De utviklet et planleggingsverktøy (Rubflight) som er integrert mot VISMA. Det nye systemet gjorde Airlift mye mer effektive da det ble innført.

– Det var en revolusjon den gang. Før vi fikk det skrev vi ned ordreregistreringer på papir, vi hentet opp fakturagrunnlag og punchet inn og hadde generelt mye manuelle rutiner. Så opplevde vi at det hele skjedde mye mer automatisk. forklarer Haugsbø.

Løsningen har fungert godt i mange år, men nå ser de på om det er mulig å forbedre slik at den blir enda bedre.

– Det er gjort mange teknologiske fremskritt siden vi fikk den løsningen på plass. Derfor ser vi nå på om vi kan få til noe enda mer moderne og effektivt, sier Haugsbø.

Vokser med samme bemanning

I perioden Haugsbø har jobbet i Airlift har de vært i kontinuerlig vekst. Nå er de over 100 ansatte med bortimot 300 millioner i budsjett til neste år. Mens de har vokst har de sluppet å ansette flere innen regnskap og lønn.

Selv om firmaet har vokst betraktelig, jobber Haugsbø mindre overtid enn hun gjorde i 1995, fordi rutinene har blitt bedre.

– Vi prøver hele tiden å jobbe så smart og effektivt som mulig, ut ifra de løsningene som finnes-. Og der er det godt vi ha Adcom, som kan hjelpe oss med å finne, utvikle og implementere de løsningene vi trenger for å jobbe med mest mulig effektivt, sier Haugsbø.

Relaterte innlegg